Gruppi Google - Indicazioni per i tecnici informatici

Caratteristiche generali del servizio

I gruppi  Google sono un servizio che permette di gestire comunicazioni a diversi indirizzi di posta elettronica sia tramite mail comulativa, sia tramite visualizzazione delle comunicazioni via web dal portale groups.google.com
Maggiori dettagli sulle funzionalità generali dei gruppi Google sono disponibili a questo link.

Le caratteristiche del servizio gruppi per il dominio @unipd.it

Creazione e gestione di gruppi sul dominio @unipd.it

• Creazione dei gruppi: solo l'amministratore  puo' creare i gruppi, questa scelta e' stata dettata dall'esigenza di garantire un corretto uso di alcuni nomi e per  evitare al contempo collisioni sugli stessi nomi.
• Gestori dei gruppi: ogni struttura (inizialmente dipartimenti e amministrazione centrale) avra' una casella di posta (gestore.gruppo.<nome struttura>@unipd.it) che sara' designata come gestore del gruppo; questo ruolo permette di modificare il nome, la descrizione del gruppo, aggiungere, togliere membri del gruppo, modificare le impostazioni generali del gruppo (chi puo' scrivere, ricevere, ...). La password della casella gestore.gruppo.<nome struttura>@unipd.it sarà affidata ai tecnici informatici di ogni struttura. Vi chiediamo di utilizzare questa casella solo per la gestione dei gruppi perchè potrebbe venire modificata a seconda delle esigenze del progetto.

Gruppi a disposizione di ogni struttura sul dominio @unipd.it

• Fase iniziale: saranno creati trenta gruppi per ogni dipartimento e area dell'amministrazione centrale. L'indirizzo dei gruppi sara' del tipo grp.n0000001.<nome struttura>@unipd.it, cui voi potrete assegnare un nome parlante per la vostra struttura che comparirà sia nello spazio di composizione dell'indirizzo cui scrivere sia nella pagina personale dei mebri iscritti al gruppo su https://groups.google.com. Il nome che voi sceglierete sarà anche selezionabile in fase di composizione dei mail dopo il primo invio/ricezione, esattamente come per gli altri indirizzi.
• Fase iniziale: dei trenta guppi per ogni struttura saranno preconfigurati dieci gruppi di tipo lista di distribuzione, dieci di tipo newsletter e dieci di tipo collaborativo. Piu' sotto sono riportate le caratteristiche. Queste configurazioni potranno essere modificate successivamente dai gestori.

Gruppi e dominio @studenti.unipd.it

• Sul dominio @studenti.unipd.it non si creeranno gruppi, ma è stata attivata la funzionalità dei gruppi per gli studenti, permettendo cosi  agli stessi di visualizzare i gruppi in cui sono inseriti con il loro indirizzo istituzionale attraverso il portale groups.google.com
• Il dominio studenti è esterno al dominio @unipd.it nello spazio Workspace di Google, quindi i gruppi che includano indirizzi esterni compresi quelli istituzionali degli studenti dovranno essere aperti all'esterno.
• Quando si aggiungono ad un gruppo, indirizzi esterni dall'interfaccia groups.google.com, viene mandata al nuovo membro un mail che lo avvisa che è stato inserito nel gruppo. Questo aspetto sarà gestito in una fase successiva del progetto gruppi.

Caratteristiche generali dei gruppi

• I membri dei gruppi possono uscire dai gruppi e possono decidere di non ricevere email da quel gruppo. In questa fase creeremo 10 dei 30 gruppi  per ogni struttura con la caratteristica che i membri non posso lasciare il gruppo, questa opzione purtroppo non è disponibile dal pannello di gestione dei gruppi.
• Il numero di nuovi membri che si possono aggiungere contemporaneamente è definito in questo articolo.

Gruppi di tipo lista

• Dal pannello groups.google.com
  • selezionare il gruppo
  • selezionare tutti i membri del gruppo o in alternativa nell'area ricerca indicare role:member per selezionare tutti i membri del gruppo che non siano gestori o proprietari
  • selezionare a sinistra la penna che permette di cambiare le caratteristiche della pubblicazione
  • selezionare non consentito per tutti
  • selezionare il membro che deve scrivere e singolarmente consentire la pubblicazione
• Quando viene creato un gruppo di tipo lista viene selezionata la caratteristica che i membri non possono lasciare il gruppo. Attualmente questo non è selezionabile dal pannello groups.google.com
• I membri possono sempre selezionare da groups.google.com di non ricevere mail da questo gruppo, ma comunque si troveranno tutti i post nel loro groups.google.com

Gruppi di tipo mailinglist

• Dal pannello groups.google.com
  • selezionare il gruppo
  • selezionare tutti i membri del gruppo o in alternativa nell'area ricerca indicare role:member per selezionare tutti i membri del gruppo che non siano gestori o proprietari
  • selezionare a sinistra la penna che permette di cambiare le caratteristiche della pubblicazione
  • selezionare non consentito per tutti
  • selezionare il membro che deve scrivere e singolarmente consentire la pubblicazione
• Gli utenti posso scegliere di lasciare il gruppo
• I membri possono sempre selezionare da groups.google.com di non ricevere mail da questo gruppo, ma comunque si troveranno tutti i post nel loro groups.google.com

Gruppi di tipo collaborativo

• Le impostazioni di questi gruppi sono come quelli di tipo mailinglist con la differenza che tutti possono scrivere.