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Domande e risposte sulla migrazione

• Cosa Migra?
  Posta: entro 36 ore dall’inizio della migrazione della casella migreranno tutte le mail presenti sul server più recenti di 5 mesi. Vi potranno essere dei mail che non vengono migrati (spam, allegati non riconosciuti). I messaggi non migrati saranno elencati in un file che verrà spedito all’utente che dovrà valutare se accedere al vecchio servizio e salvarli. I messaggi di dimensione > di 25MB, non potendo essere gestiti dai tool di migrazione forniti da Google, verranno rispediti da una procedura sviluppata ad hoc, ma pur conservando al loro interno la data originale di ricezione, verranno ordinati da GMail secondo la data della nuova spedizione. Non vi è purtroppo soluzione a questo inconveniente.

  Calendari: all’inizio della migrazione verrà effettuato un export dei calendari visibili alla casella, sia di proprietà che condivisi da altre utenze. Gli export verranno inviati via mail. E’ di responsabilità dell’utente effettuare l’importazione dei calendari sui sistemi Google in modo da poter controllare la coerenza degli stessi e replicare le eventuali condivisioni con le altre utenze di proprio interesse. Si tenga conto che se si dovessero creare nuovi eventi sul vecchio servizio, l’export risulterebbe a questo punto non più aggiornato. In questo caso l’utente dovrà esportare autonomamente il calendario tramite l’apposita funzione presente sul vecchio servizio di mailweb.

  Rubriche: verranno migrate automaticamente le rubriche di proprietà e quelle condivise da altre utenze. Le rubriche presenti sui client non saranno importate automaticamente ma dovrenno essere importate manualmete dall'utente avvalendosi dell'export (ogni client ha il suo) ed effettuando l'import su gmail come descritto al seguente link del sito di aiuto.

  Forward: verranno migrati automaticamente i forward verso indirizzi del dominio @unipd.it e/o sottodomini (es. @ict.unipd.it); per attivare un forward verso un dominio esterno (es. @yahoo.com) l’utente dovrà cliccare il link di conferma inviato da Google tramite email. 

  Vacation: verrà migrata automaticamente un’eventuale vacation presente sulla casella.

  Filtri: non saranno importati. Sarà compito dell’utente creare i filtri di propria necessità.

  Firma: non sarà importata. Sarà compito dell’utente creare una nuova firma.

  Etichette: non saranno importate.

  AVVERTENZE IMPORTANTI PER POSTA INVIATA E MAIL NEL CESTINO

  • La corrispondenza contenuta nel cestino verrà migrata di norma nel cestino di GMail  che, a differenza di quello dell’attuale servizio, cancella automaticamente le mail in esso contenute più vecchie di 30 giorni!!

  • Le mail contenute nella cartella “Posta Inviata” verranno migrate nella equivalente cartella di Gmail.

   

• POSTA - Perche' ti suggeriamo di utilizzare l'interfaccia web di Gmail-Google-Gsuite:

  •  in generale ha maggiore stabilità nelle modalità di utilizzo  e impari ad utilizzare uno strumento integrato di collaboration
  •  Google cambia periodicamente e in modo unilaterale le policy di accesso e i client di posta possono essere maggiormente impattati
  •  Alcuni strumenti (ad es. client di posta) in futuro non saranno più supportati (alcuni già da metà giugno, salvo proroghe causa Covid19)  
     
  • Tutti i punti di cui sopra possono portare a dover cambiare periodicamente e senza molto preavviso lo strumento di lavoro (se non sei autonomo dovrai attendere che qualcuno lo faccia per te e per tutte le persone che hanno fatto la tua stessa scelta)
     
  • Se sei un utene esperto che puo' cambiare autonomamente le configurazione dei propri strumenti di lavoro allora esplora pure tutte le possibiltà, scegli in modo autonomo e configurati da solo le diverse applicazioni in modo consapevole (tieni presente che in alcuni casi, se Google dovesse rilevare un uso improprio di una casella di posta, questa potrebbe essere temporaneamente bloccata)
     
  • Elementi  che potrebbero portare al blocco della casella Gsuite
    • Numoro elevato di connessioni imap (si verififica ad esempio quando più client accedono alla stessa casella)
    • Caselle compromesse e utilizzate per spedire spam

   

• POSTA - Le utenze Google Gsuite e le utenze Google consumer hanno le stesse caratteristiche?
  • No, sia le policy di Google che le policy Gsuite possono portare ad avere situazioni in cui una cosa che funziona con una casella personale non funziona con la casella Gsuite e viceversa
     
• POSTA - E' cambiato qualcosa per la mia casella?
  • Ogni attività che riguardi una casella sarà preceduta da un mail informativo. In assenza di comunicazioni nessuna nuova attività sarà stata intrapresa su quella casella.
• POSTA - Cosa rimane uguale
  • Gli indirizzi di posta elettronica rimarranno gli stessi nome.cognome@unipd.it
  • La gestione delle password rimarrà all'interndo dei servizi di Ateneo, su server di Ateneo, su rete di Ateneo
• POSTA - Cosa cambia
  • Fisicamente la casella di posta e il suo contenuto si troverà su server Google fuori dalla rete di Ateneo.
  • Il modo di accedere alla casella seguirà i parametri delle caselle Gmail (si veda la parte configurazione).
  • Gli utenti dell'amministrazione centrale utilizzeranno i servizi Google solo tramite interfaccia web e applicazioni Google per smartphone.
  • POP: Google sta modificando le politiche di utilizzo di questo protocollo con la previsione, ad oggi, di dismetterne il supporto nel medio periodo.
  • IMAP: Google sta modificando le politiche di utilizzo di questo protocollo. Per garantire l'interoperabilità con il SSO di Ateneo, si dovrà utilizare la modalità di autenticazione OAUTH2  supportata dai client di ultima generazione Thunderbird, AppleMail, ... ATTENZIONE: prima di configurare un client per accedere alla posta valutare i pro e i contro con il vostro tecnico informatico.
  • Le CASELLE DI STRUTTURA accedono ai soli servizi di Workspace Google (Gmail, Drive, ...) tramite la stessa maschera di SSO in uso per le utenze personali, queste credenziali non sono riconosciute per nessun'altra applicazione sotto SSO di Ateneo.
  • Le rubriche condivise saranno duplicate per tutti gli utenti che le condividono non saranno preservate le condivisioni, funzionalità non presente su Gmail.
  • Accesso alle CASELLE CONDIVISE: se ad una casella di struttura viene utilizzata contemporanemente da 1 a 3 utenti sarà possibile accedervi sia via client che via web; se gli accessi contemporanei  sono da 4 a 15  la casella sarà gestibile solo tramite interfaccia web; se la casella viene acceduta da 16  a 25 utenti contemporanei sarà necessario utilizzare il meccanismo di deleghe. Più di 25 accessi contemporanei non sono possibili.
• Privacy e termini di servizio Google
  • Google modifica unilateralmente e periodicamente i termini di servizio, riportiamo un link ad una pagina Google dove potete trovare informazioni sulle condizioni di uso dei servizi Google.
• POSTA - Utenze ominime
  • l'utenza nome.cognome@unipd.it è diversa dall'utenza nome.cognome@gmail.com: sono diversi i domini (parte dopo @) e la prima è istituzionale, la seconda è personale.
  • se prima di gennaio 2020 ho creato un'utenza sui servizi Google diversi dalla posta elettronica (es. Youtube, Blogspot, ...) utilizzando come email di riferimento un indirizzo @unipd.it, sui database Google si crea un conflitto tra come vi hanno profilato prima della migrazione e come venite creati dalla profilazione @unipd.it. Per risolvere questo conflitto potete seguire le istruzioni riportate al seguente link.
• POSTA -  Come faccio a sapere se sono già migrato
  • Ho ricevuto alcune mail che mi informavano.
  • Controlla se sei migrato a questo link autenticandoti con SSO personale, una volta autenticato potrai verificare qualsiasi casella.
• POSTA - Quando potrò utilizzare il nuovo servizio
  • Ogni utente sarà avvisato del momento della migrazione della sua casella al nuovo servizio.
  • Prima della migrazione continuerà ad utilizzare il vecchio servizio, potrà inoltre accedere al nuovo servizio GMAIL ma non potrà ancora vedere la posta eventualmente presente sul vecchio servizio nè ricevere o spedire.
  • Dopo la migrazione tutte le operazioni relative alla posta si faranno sulla piattaforma GMAIL e il vecchio servizio sarà comunque disponibile per la consultazione della posta eventualmente presente sul vecchio servizio. Dopo la migrazione inoltre tutta la posta presente sul server unipd sarà presente anche su GMAIL.
• POSTA - Perchè non vedo i mail presenti su thunderbird, outlook, mail (client di posta)
  • La posta presente localmente sui client di posta (perche' scaricata nel tempo tramite il protocollo POP e cancellata dal server) , non essendo presente sul sever di posta di Ateneo, non potrà essere caricata su GMAIL ma continuerà ad essere fruibile dal client stesso
• AIUTO - Dove posso trovare aiuto?
  • Su questo sito di aiuto gmail sono presenti tutorial su come effettuare le maggiori operazioni sui servizi offerti
  • Per i servizi diversi dalla posta elettronica potete far riferimento al sito di aiuto gmail
  • Per la posta elettronica è possibile aprire un ticket sul servizio Helpdesk di Ateneo
• POSTA - Come faccio ad accedere al servizio di posta via web?
  • Al seguente link sarete rediretti automaticamente sul nuovo servizio se già migrati e sul vecchio se non ancora migrati.
• POSTA - Come faccio ad accedere al vecchio servizio?
  • Dopo la migrazione il servizio sui server di Ateneo continuerà ad essere  disponibile in sola lettura al seguente LINK
• CALENDARI - Calendari condivisi
  • Per permettere l'uso dei calendari condivisi durante il periodo di migrazione ad utenti migrati e non migrati, i calendari continueranno ad essere disponibili anche sul vecchio servizio in house, fino alla fine della migrazione di tutte le utenze. Si consiglia di procedere in questo modo:
    • se l'utenza non usa calendari condivisi, appena migrata la casella, l'utente importa il calendario dalla precedente piattaforma e usa solo il calendario presente su sistemi Google;
    • se l'utente usa calendari condivisi, fino a quando tutte le utenze con cui condivide il calendario non saranno migrate, userà la posta elettronica su piattaforma Google e il calendario sulla precedente piattaforma, fino a quando non saranno migrati tutti gli utenti interessati alla condivisione del calendario.
• POSTA - Configurazione client di posta per utenze non migrate (non hanno ricevuto il mail di avvenuta migrazione Nel caso doveste riconfigurare un client di posta per utenza non migrata inserite i parametri manualmente come riportato al seguente link.
• POSTA - Posso accedere alla mia casella @unipd.it su Gmail prima di aver ricevuto il mail di migrazione?
  Si è possibile accedere alla casella aziendale su Gmail anche prima della migrazione della propria casella, solo che non essendo attiva molte funzioni non sono presenti ne' e' possibile inviare o ricevere.
• POSTA - Come importare una casella gmail personale all'interno della casella Gmail-Unipd (per utenti esperti)
  • Attivare POP e/o IMAP tra le configurazioni della casella personale (tranne l'ultimo punto per cui bisogna aspettare che siano attive le APP meno sicure)
  • Abilitare sulla casella personale le App meno sicure (Google ha in programma di dismettere questo servizio la data prevista del 15/6/2020 è stata sospesa causa COVID-19)
    • click sull'icona del profilo in alto a destra
    • gestisci il tuo account
    • sicurezza
    • verso il basso della pagina "Accesso App meno sicure" - Attiva
  • Aspettare: in alcuni casi dopo 48 ore non era ancora possibile collegarsi via POP/IMAP (questa e' la vostra utenza personale, ma nemmeno per quelle Gsuite abbiamo margine di intervento su questi tempi di attesa)
  • Finire l'attività al primo punto

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